Stel je voor: je bent zelfstandige en je hebt net je kwartaalfacturen afgerond. Alles netjes in pdf of Excel, zoals je al jaren doet. Je klikt op ‘verzenden’ en klaar. Maar dan krijg je plots een bericht van een klant: “Wij aanvaarden enkel nog elektronische facturen via Peppol.” Wat nu? Je bent niet de enige die dit meemaakt. In heel België schakelen bedrijven en overheden in sneltempo over naar e-facturatie. En niet zomaar elektronische facturen, maar die via het Peppol-netwerk.
De digitale versnelling is ingezet. Niet enkel grote bedrijven, maar ook kleine ondernemingen, zelfstandigen en kmo’s moeten eraan geloven. Tegen 2026 wordt dit zelfs een wettelijke verplichting in België. Hoe bereid je je hierop voor? Wat moet je weten als je nog met pdf-facturen werkt? En vooral: hoe blijf je zelf de baas over je administratie zonder kopzorgen?
Wat is Peppol en waarom is het belangrijk?
Peppol staat voor “Pan-European Public Procurement On-Line”. Het is een beveiligd netwerk waarmee je elektronische documenten zoals facturen, orders en leveringsbonnen kunt versturen. Niet via e-mail, maar rechtstreeks van jouw software naar die van je klant, zonder fouten, zonder misverstanden. Alles is gestructureerd, veilig en traceerbaar.
In België wordt Peppol al jaren gebruikt door overheden. Als je al eens een factuur hebt gestuurd naar een gemeente of een overheidsinstelling, heb je waarschijnlijk al met Peppol gewerkt – misschien zonder het te beseffen. Maar nu breidt dat gebruik zich uit. Ook privébedrijven willen meer zekerheid, minder manueel werk en minder kans op fouten. En dus schakelen ze over op Peppol.
Peppol verplicht in 2026 voor België
Tegen 2026 zullen alle bedrijven in België verplicht zijn om elektronische facturen te ontvangen én te verzenden via het Peppol-netwerk. Dat geldt dus ook voor zelfstandigen, eenmanszaken en kmo’s. Het gaat niet meer om een vrijblijvende keuze. Je administratie moet tegen dan digitaal en compatibel zijn met het systeem.
Wie nu nog manueel werkt of met losse tools zoals Excel of Word, zal dus moeten overstappen. Dat klinkt misschien als een gedoe, maar eigenlijk hoeft het dat niet te zijn. Er zijn vandaag al gebruiksvriendelijke oplossingen beschikbaar die speciaal gemaakt zijn voor ondernemers zoals jij. Dus wordt facturatie via software als peppol verplicht 2026 in België.
De voordelen van e-facturatie via Peppol
De overstap naar Peppol is meer dan een verplichting. Het biedt ook veel voordelen voor jouw dagelijkse werking. Denk aan:
- Snellere betalingen: je factuur komt meteen in het boekhoudsysteem van je klant terecht. Geen e-mails die blijven liggen of bestanden die zoekraken.
- Minder fouten: omdat alles gestructureerd verloopt, worden foutieve of onvolledige facturen automatisch geweigerd. Zo voorkom je betalingsvertragingen.
- Tijdwinst: geen dubbele ingave of manuele opvolging. Je krijgt meldingen wanneer een factuur ontvangen of verwerkt is.
- Veiligheid: Peppol werkt met betrouwbare toegangspunten. Alleen geverifieerde partijen kunnen documenten uitwisselen.
- Transparantie: je behoudt altijd het overzicht. Je ziet wie je factuur heeft ontvangen en wanneer.
Hoe begin je eraan?
Voor zelfstandigen en kleinere ondernemers lijkt Peppol soms ingewikkeld. Maar dat hoeft echt niet. Er zijn eenvoudige oplossingen op maat gemaakt voor mensen die géén boekhouder zijn. Een voorbeeld daarvan is peppol voor zelfstandigen. Je hoeft zelf geen IT’er te zijn om met zo’n platform te werken. Alles gebeurt automatisch op de achtergrond. Jij maakt je factuur zoals je gewend bent, en de software zorgt voor de rest.
Je kiest gewoon een betrouwbare tool die Peppol ondersteunt, zoals PeppolBox. Die registreert jou op het netwerk en koppelt alles aan je ondernemingsnummer. Daarna werk je zoals je nu werkt, alleen gaat alles sneller en efficiënter.
Tips om de overstap makkelijk te maken
1. Check of jouw facturatiesoftware Peppol ondersteunt
Niet elke tool is klaar voor e-facturatie via Peppol. Controleer of jouw huidige software compatibel is. Zo niet, kies dan een oplossing die dat wél is. Er bestaan al gebruiksvriendelijke en betaalbare alternatieven. Je hoeft niet meteen naar dure boekhoudsoftware te grijpen.
2. Start met één klant
Je hoeft niet meteen al je klanten via Peppol te bedienen. Begin klein. Kies één klant die al Peppol gebruikt, en test hoe het werkt. Zo krijg je voeling met het systeem zonder risico’s.
3. Informeer je klanten
Zodra jij overstapt, is het handig als je klanten mee zijn. Laat hen weten dat je elektronische facturen via Peppol zal versturen. Grote bedrijven zullen dit zelfs toejuichen – het maakt hun administratie eenvoudiger.
4. Archiveer alles automatisch
Kies een tool die je facturen automatisch bewaart in een digitaal archief. Dat bespaart je tijd bij btw-controles of jaarafsluitingen.
5. Hou het simpel
Kies geen systeem dat je overweldigt. De beste oplossingen zijn intuïtief en doen hun werk op de achtergrond. Jij moet enkel je factuur maken – de rest gebeurt vanzelf.
Wat als je helemaal nieuw bent met digitaal factureren?
Misschien werk je nog volledig op papier of met Excel. Geen zorgen. De overstap naar digitaal hoeft niet radicaal te zijn. Je kan stap voor stap wennen aan de nieuwe manier van werken. Begin met digitale facturen in pdf, en evolueer daarna naar gestructureerde e-facturen via Peppol. Veel oplossingen bieden die flexibiliteit aan.
Er is ook steeds meer ondersteuning beschikbaar. PeppolBox is daar een goed voorbeeld van. Je vindt er heldere uitleg, ondersteuning en oplossingen die speciaal gericht zijn op zelfstandigen. Denk aan eenvoudige dashboards, automatische opvolging van betalingen en overzichtelijke rapporten. Zo verlies je geen tijd aan administratie.
Waarom je dit niet moet uitstellen
2026 lijkt nog ver weg. Maar de praktijk leert dat veel ondernemers pas in actie schieten als het écht moet. Dat zorgt vaak voor paniek en dure spoedoplossingen. Door nu al te beginnen, vermijd je die stress. Bovendien haal je nu al voordeel uit e-facturatie: je administratie wordt sneller, overzichtelijker en professioneler.
Denk ook aan je concurrenten. Als zij sneller schakelen, kunnen zij efficiënter werken, sneller betaald worden en meer tijd besteden aan klanten. Laat je dus niet verrassen. Zet vandaag nog je eerste stap richting Peppol en ontdek hoe eenvoudig het kan zijn.
